Formation Animer une réunion

Avec le travail hybride, les réunions se multiplient et leur efficacité devient un enjeu majeur. Cette formation donne les méthodes pour préparer, animer et conclure des réunions utiles, engageantes et orientées décision, en salle comme en visioconférence. Aucun prérequis.

Objectifs :
• Identifier les différents types de réunion et choisir le format adapté.
• Préparer une réunion : objectif, ordre du jour, participants, logistique.
• Animer et réguler les échanges, gérer le temps et les personnalités difficiles.
• Faciliter la résolution de problèmes et la prise de décision en groupe.
• Animer des réunions à distance et hybrides avec les outils collaboratifs.
• Produire un compte rendu qui engage à l’action, avec l’aide de l’IA.

Diagnostic et enjeux
• Types de réunion : information, décision, résolution de problème, créativité, rituels d’équipe
• Causes d’échec et « réunionite » ; quand ne pas faire de réunion
• Caractéristiques d’une réunion efficace ; alternatives asynchrones

Préparer la réunion
• Définir l’objectif et le livrable attendu
• Construire un ordre du jour minuté et le communiquer à temps
• Choisir et impliquer les participants
• Logistique en salle, à distance ou en hybride

Animer et réguler
• Ouvrir la réunion, poser le cadre et les règles
• Distribuer la parole, reformuler, faire des synthèses intermédiaires
• Gérer le temps et recentrer les débats
• Conclure : décisions, responsables, échéances

Réunions à distance et hybrides
• Spécificités de Teams, Zoom et Google Meet
• Maintenir l’attention : caméra, interactions, sondages, tableaux blancs
• Équité entre participants présents et distants
• Outils d’animation : Miro, Klaxoon, Wooclap, Microsoft Whiteboard

Situations difficiles
• Typologie des comportements difficiles et réponses adaptées
• Gérer les tensions et utiliser la dynamique de groupe

Résolution de problèmes et décision
• Partager un diagnostic et poser la problématique
• Méthodes : causes-effets, carte mentale, priorisation
• Techniques de facilitation et d’intelligence collective

Compte rendu et suivi
• Rédiger un compte rendu orienté action
• Suivi des actions et évaluation de la réunion

Ouverture aux outils d’IA
• Récapitulatif intelligent (Copilot dans Teams, Gemini dans Meet) : transcription, synthèse, actions
• Bonnes pratiques : consentement à l’enregistrement, vérification et confidentialité